Introduzione

Il Venue Manager è una figura professionale centrale nel settore eventi e ospitalità, responsabile della gestione operativa e strategica delle location. Generalmente, questo professionista lavora in strutture come centri congressi, sale eventi, spazi multifunzionali, hotel, teatri e location dedicate al pubblico. 

Il suo compito è solitamente quello di assicurare che ogni evento, sia esso un congresso, un matrimonio o una conferenza aziendale, si svolga in modo efficiente, sicuro e secondo gli standard attesi dal cliente. 

Le sue responsabilità principali includono:

• Gestione operativa e logistica della location.

• Supervisione dello staff e dei fornitori esterni.

• Sicurezza e conformità normativa. 

Gestione operativa e logistica della location

Il Venue Manager è responsabile dell’organizzazione generale della location, della fase di allestimento alla chiusura dell’evento. Questa figura deve garantire che tutto sia pronto, funzionante e in linea con le esigenze del clienti. Per assicurare una gestione efficace, solitamente deve:

• Coordinare le attività logistiche: gestisce spazi, arredi, impianti e servizi secondo il timing stabilito.

• Verificare l’efficienza delle strutture: si assicura che illuminazione, audio, climatizzazione e servizi igienici siano operativi.

• Assicurare la pulizia e il decoro della location: verifica che l’ambiente sia accogliente e ordinato.

• Gestire il flusso di ospiti e fornitori: controlla la corretta predisposizione di ingressi, parcheggi e aree di servizio per evitare disagi logistici. 

• Monitorare il corretto svolgimento dell’evento: è presente in loco per coordinare gli imprevisti e supportare gli organizzatori in tutte le fasi dell’evento.

Supervisione dello staff e dei fornitori esterni

Il Venue Manager ha il compito di dirigere e motivare il personale impiegato nella venue, oltre a collaborare con i fornitori esterni per servizi tecnici, catering, sicurezza e pulizie. Le sue attività principali comprendono:

• Definire i compiti e turni di lavoro: pianifica le attività del personale in base alle esigenze dell’evento. 

• Coordinare i partner esterni: mantiene i contatti con gli addetti audio-luci, allestitori e imprese di pulizia. 

• Monitorare le performance durante l'evento: valuta l'efficacia del lavoro svolto e interviene in caso di necessità.

• Garantire un brief operativo a inizio evento: fornisce indicazioni chiare a tutto il team per allineare gli obiettivi.

• Gestire le relazioni con il cliente finale: ricopre il ruolo di referente principale per ogni esigenza operativa. 

Sicurezza e conformità normativa

Un aspetto cruciale nella gestione delle location è la sicurezza. Il Venue Manager deve garantire che l’evento si svolga nel rispetto delle normative vigenti in materia di sicurezza, igiene e capienza. Le sue responsabilità includono:

• Verificare le autorizzazioni e i permessi richiesti: si assicura che tutto sia in regola prima dell’evento.

• Gestire i piani di evacuazione e le uscite di emergenza: supervisiona i controlli dei percorsi di emergenza e si accerta che siano sicuri e ben segnalati.

• Controllare gli impianti di sicurezza: verifica insieme al team tecnico che gli allarmi, estintori, segnaletica e presidi sanitari siano conformi alla normativa.

• Formare il personale su procedure di sicurezza: garantisce che tutti conoscano i protocolli da seguire. 

• Collaborare con le autorità locali: si coordina con le forze dell’ordine e vigili del fuoco quando necessario. 

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Conclusione

Il Venue Manager è una figura chiave per la riuscita di eventi organizzati in location professionali. Attraverso la gestione operativa e logistica, la supervisione del personale e dei fornitori e l’attenzione alla sicurezza, contribuisce in modo determinante a garantire esperienze impeccabili e professionali per clienti e partecipanti.